Dokumen atau dalam bahasa Inggris document memiliki arti suatu yang tertulis atau tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan. Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat dipakai sebagai bukti ataupun keterangan.
Berdasarkan kepentingannya dokumen terbagi menjadi 3 bagian, diantaranya adalah:
Jenis-Jenis Dokumen
Dokumen pribadi, adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh dokumen pribadi : KTP, SIM dan ijasah.
Dokumen niaga, adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, berupa surat surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembayaran. Contoh dokumen niaga : cek, obligasi, packing list, faktur, kwitansi, surat pengantar, bill of lading, saham, dan letter of credit.
Dokumen sejarah, adalah dokumen yang berkaitan dengan sejarah, yang dapat berupa catatan penting, dan digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh dokumen sejarah : fosil, rekaman film perjuangan, autobiografi, tugu, dan naskah proklamasi.
Dokumen pemerintah, adalah dokumen yang isinya mengenai informasi ketatanegaraan dari suatu pemerintahan, yang digunakan sebagai pembuktian kegiatan suatu pemerintahan. Contoh dokumen pemerintah : Keputusan Presiden, Undang-Undang, Peraturan Daerah, Peraturan Pemerintah, dan perjanjian kerjasama antar Negara.
Selain itu, apa sebenarnya fungsi dokumen secara umum, mengapa banyak orang yang sering membutuhkan jasa pengiriman untuk mengirim dokumen?
Perkembangan zaman membuat manusia dimudahkan dalam segala hal. Salah satunya urusan mengirim barang. Pada keadaan tertentu, kita terkadang membutuhkan jasa pengiriman barang. Terutama orang-orang yang menjual barangnya melalui online shop, pasti tidak terlepas dari kegiatan mengirim barang. Entah itu mengirim kosmetik, pakaian, barang elektronik, dan sebagainya.
Kini, telah banyak muncul perusahaan yang bergerak di bidang jasa pengiriman barang. Masing-masing perusahaan menawarkan jasa dengan pelayanan yang bersaing. Dengan hadirnya jasa tersebut, masyarakat dapat mengirim barang tanpa harus mengetuk pintu rumah penerima, dan harganya pun relatif lebih murah dibandingkan jika mengirimnya sendiri.
Pengiriman dokumen menjadi krusial terlebih dimasa pandemi seperti sekarang, banyak kantor memberlakukan metode kerja yang dilakukan di rumah masing-masing. Hal tersebut menjadikan banyak kebutuhan dokumen yang tidak disampaikan atau diberikan secara langsung, sehingga pilihannya adalah dengan mengirimkan dokumen tersebut melalui jasa pengiriman. Maka dari itu, fungsi dokumen secara umum bisa diartikan sebagai:
- Alat komunikasi - Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan - Data pendukung apabila ada masalah - Data pendukung untuk proses pengurusan
Kemudian, apa yang harus Anda lakukan jika Anda hendak mengirim dokumen tersebut?
Siapkan copy dari dokumen penting tersebut 2 atau 3 rangkap, jika itu seperti ijazah atau akte kelahiran kalau bisa legalisir terlebih dahulu, untuk berjaga-jaga jika terjadi force majeur (kejadian luar biasa) dalam proses pengiriman misalnya, kebakaran, huru hara, bencana alam yang menyebabkan rusak atau hilangnya kiriman dokumen penting.
Kemas atau bungkuslah dokumen penting dengan plastik yang kuat dan kedap air sehingga dapat menjamin tidak terjadi kerusahakan jika terkena cairan.
Berilah tanda dan infokan kepada petugas bahwa itu adalah kiriman Dokumen Penting .
Jika Anda hendak mengirim dokumen tersebut lewat kantor pos, coba untuk lakukan beberapa hal berikut:
Cara Kirim Dokumen Lewat Pos
1. Datangi kantor pos dan Agen Pos terdekat
2. Tuliskan informasi lengkap
Cantumkan nama, alamat lengkap, no hp penerima dan pengirim pada kiriman dokumen penting tersebut, dan jangan lupa beri tanda "Dokumen Penting" pada sampul atau amplop kiriman.
3. Menyerahkan dokumen
Serahkan kiriman pada petugas dan infokan bahwa ini adalah "Dokumen Penting", dengan menyebutkan jenis dan nama dokumen yang dikirim.
4. Pemesanan diinput sistem
Petugas loket Kantor Pos dan agenpos akan menginput ke sistem kantorpos dan menawarkan produk kirimannya yaitu Pos Express atau Kilat Khusus. Selama itu masih ada dalam jaringan Pos Express maka pilihlah Pos Express. Karena layanan Pos Express adalah layanan premium dan bisa sampai dalam waktu cepat yaitu 1 hari saja.
5. Membayar ongkir
Bayarlah sejumlah ongkos kirim kepada petugas, untuk selanjut petugas akan memproses kiriman tersebut dan dikategorikan sebagai Dokumen Penting.
6. Mendapatkan resi
Terima Resi dan Simpan baik-baik, karena resi tersebut adalah bukti pengiriman dan bisa kita lakukan pelacakan secara online di web kantorpos yaitu www.posindonesia.co.id.
Kirim Dokumen Lewat JNE
Selain melalui kantor POS Anda juga bisa mengirim dokumen tersebut lewat JNE, beberapa hal dibawah ini harus Anda lakukan jika hendak mengirim dokumen melalui JNE:
1. Mengetahui alamat penerima
Hal pertama yang perlu diketahui adalah alamat penerima. Pastikan alamatnya lengkap dan jelas yang meliputi nama jalan, kelurahan, kecamatan, kota/kabupaten, dan kode pos. Tujuannya untuk memudahkan kurir ketika mengirim barang tersebut.
2. Mengemas dokumen
Langkah ini sangat penting sekali. Dokumen dapat dikemas dengan amplop besar. Amplop ini bisa didapatkan di toko alat tulis atau tempat fotocopy. Karena dokumen umumnya berupa kertas, maka harus dilapisi lagi dengan kemasan yang kedap air untuk mencegah dokumen rusak. Kita bisa menggunakan plastik.
3. Mencantumkan identitas penerima dan pengirim
Identitas penerima bisa ditulis pada secarik kertas atau bisa juga diketik lalu di-print. Tulisan harus sejelas mungkin. Jangan terlalu kecil atau terlalu besar. Identitas ini meliputi identitas penerima dan pengirim yang terdiri dari nama asli dan nama alias jika perlu, alamat, dan nomor handphone. Setelah berhasil dibuat, tempelkan pada kemasan barang.
4. Cek ongkos kirim
Untuk mencegah uang Anda kurang, hendaknya Anda memperkirakan biaya ongkos kirim. Anda bisa mengeceknya lewat situs JNE di https://www.jne.co.id.
Setelah mengetahui ongkos kirimnya, maka Anda perlu menyiapkan sejumlah uang. Jumlah uang yang harus Anda keluarkan tergantung dari beberapa hal yaitu jarak pengiriman, berat atau volume barang, pilihan waktu pengiriman, dan penggunaan asuransi. Jika dilihat, dokumen umumnya memiliki berat yang sangat ringan bahkan jauh dari 1 kg.
Menurut ketentuan JNE, untuk barang jenis apapun yang beratnya di bawah 1 kg akan dibulatkan menjadi 1 kg. Untuk volume, biasanya tidak berlaku. Jika Anda memilih layanan pengiriman tercepat dan atau menggunakan asuransi, maka biaya pengiriman juga bertambah. Karena ongkos kirim yang belum bisa dipastikan, usahakan untuk membawa uang lebih.
5. Kunjungi kantor JNE terdekat
Jika semua persiapan telah selesai, saatnya Anda datang ke kantor JNE terdekat untuk menyerahkan paket Anda. Ketika Anda sudah sampai di kantor JNE, berikan paket Anda kepada petugas JNE. Kemudian petugas JNE akan menginformasikan mengenai ongkos kirim dan lamanya waktu pengiriman serta Anda akan ditanya untuk mengasuransikan paket atau tidak.
Disarankan untuk menggunakan asuransi jika dokumen Anda benar-benar penting, untuk mengurangi resiko barang rusak atau hilang. Walaupun akan ada biaya tambahan, saya rasa tidak sebanding dengan layanan yang diberikan karena asuransi memberi keamanan lebih terjamin mengingat dokumen sifatnya adalah barang penting. Jika Anda memutuskan menggunakan asuransi, petugas akan memberi tahu jumlah biaya tambahannya. Saatnya Anda harus mengeluarkan sejumlah uang.
6. Pastikan Anda menerima nomor resi pengiriman
Setelah melakukan pembayaran, Anda mungkin akan mungkin akan menerima bukti pengiriman. Namun yang terpenting, pastikan bahwa Anda telah menerima nomor resi pengiriman. Jika Anda belum tahu, nomor resi berguna untuk mengetahui status lokasi barang yang dikirim. Status lokasi bisa menunjukkan bahwa barang sampai di kota A. Jika muncul status diterima, artinya barang sudah sampai kepada si penerima. Nomor resi tersebut bisa Anda gunakan untuk melacak keberadaan dokumen Anda.
Baca juga: Kirim Barang Di hari Libur Dan Tanggal Merah
Dari kedua ekspedisi tersebut, di mana Anda paling tertarik untuk mengirim dokumen penting Anda? Pada akhirnya di manapun Anda menentukan pilihan ekspedisi, pastikan Anda melakukan step-step yang telah dijelaskan sebelumnya.
Selain mengirim dokumen, bagaimana jika Anda berniat mengirim barang yang jumlahnya banyak dan besar? Anda bisa gunakan platform Kargo.tech untuk mengirim barang dengan jumlah besar dan banyak. Di Kargo Anda akan menemukan ribuan vendor truk yang tergabung untuk mengirimkan muatan Anda.
Tak perlu khawatir mengenai kapasitas truk, kunjungi laman berikut untuk melihat jenis-jenis dan kapasitas truk serta harga yang untuk setiap rutenya: Cek ongkir.
Setelah melihat jenis-jenis truk beserta ukuran lengkap dengan harga tiap trip, saatnya hubungi Tim kargo melalui Whatsapp sekarang.