Sebelumnya Kargo telah membahas tentang praktik logistik ramah lingkungan, dan kini saatnya membahas tentang salah satu praktiknya secara lebih dalam yaitu smart logistics. Smart logistics adalah upaya meningkatkan efisiensi kegiatan logistik dengan pemanfaatan teknologi. Pelaksanaannya dapat diterapkan ke kegiatan logistik secara keseluruhan dari transportasi, pergudangan, penyimpanan, distribusi, hingga analisis akhir. Dampak dari sinergi utilitas yang terintegrasi secara end-to-end tersebut bisa memberikan manfaat dari sisi profit untuk bisnis serta produktivitas, tidak terkecuali bisnis dari sisi penyedia vendor transportasi.
Tentang Smart Logistics & TMS
Penerapan smart logistics bagi para klien perusahaan tidak kalah penting dengan penerapannya pada transporter. Memasuki era Revolusi Industri 4.0. yang mulai digalakkan oleh pemerintah pada tahun 2020, beberapa pemain logistik tersadar untuk mulai menggunakan teknologi software berbasis cloud SaaS (Software as A Service) seperti Transportation Management System atau TMS pada operasional bisnisnya sehari-hari. Gerakan digitalisasi ini tidaklah tanpa sebab. Pasalnya, kini para klien logistik mengharapkan layanan yang lebih transparan, fleksibel, dapat diandalkan, dan TMS mampu memberikan tuntutan tersebut.
Sebelum hadirnya smart logistics, para transporter pada umumnya melakukan segala pengaturan order, pencatatan, dokumentasi, menghubungi driver, hingga invoicing secara manual. Hal ini tentunya menghabiskan waktu yang lebih lama dengan prosesnya yang panjang serta mengeluarkan lebih banyak biaya. Seperti yang dikatakan oleh Delita selaku Product Marketing Manager dari Kargo Nexus “Seluruh proses ini merupakan tanggung jawab yang besar dan panjang. Bayangkan saja jika transporter harus melakukan proses ini dari awal hingga akhir secara manual setiap harinya. Padahal, setiap hari mereka bisa melakukan banyak sekali pengiriman”, ujarnya. “Apalagi sejak pandemi Covid-19 melanda, di mana interaksi sesama manusia jadi lebih berkurang, namun produktivitas masih harus berjalan. Ini jadi tantangan tersendiri karena keterbatasan ini mengakibatkan disrupsi dalam proses supply chain-nya”, katanya.
Sangat disayangkan, padahal penggunaan smart logistics dapat membuat seluruh kegiatan transporter jadi lebih efektif dan efisien dengan hasil profit yang lebih menguntungkan. Dengan pengaplikasian software TMS, transporter bisa memotong waktu dan biaya yang selama ini dihabiskan terlalu banyak karena TMS merupakan platform logistik yang didesain untuk menyederhanakan dan mengintegrasikan proses manajemen logistik yang berdasarkan analisis data yang akurat. Terlebih lagi, efisiensinya juga mempengaruhi proses supply chain secara keseluruhan dan dapat menciptakan pertumbuhan yang inklusif yang menguntungkan pada seluruh aspeknya.
Roda pertumbuhan di atas menggambarkan bagaimana smart logistics mampu memberikan dampak positif pada seluruh aspek supply chain yang mempengaruhi satu sama lain. Pertumbuhannya dapat meningkatkan efisiensi pada transporter yang diawali dari proses penetapan dan penawaran harga berbasis data algoritma yang lebih akurat sehingga kalkulasi biaya pengiriman jadi lebih kompetitif, proses pengaturan management order yang lebih sederhana dan terintegrasi dengan tampilan interface yang mudah digunakan, monitor dan komunikasi yang lancar antar-karyawan, dan proses invoicing yang lebih rapi. Smart logistics juga memberikan manfaat dari sisi produktivitas bisnis untuk peningkatan pemanfaatan kinerja karyawan secara maksimal sehingga dapat menciptakan profit yang lebih menguntungkan.
Dari penjelasan di atas dapat di lihat bagaimana penerapan TMS pada transporter dapat memberikan banyak manfaat yakni mengintegrasikan dan menyederhanakan seluruh kompleksitas proses distribusi tersebut dari tahap awal masuknya order, management order kepada driver, kemampuan melacak aktivitas saat eksekusi pengiriman, hingga tahap akhir seperti urusan administrasi dan invoice. Hal ini menunjukkan bahwa penerapannya dapat dimanfaatkan oleh perusahaan transporter untuk meningkatkan produktivitas bisnisnya dengan cara yang teruji efektif dan efisien. Maka dari itu, penerapan smart logistics berupa TMS sudah mulai menjadi standar yang umum umum bagi para penyedia vendor transportasi.
TMS Sebagai Solusi Pintar Bagi Transporter
Penggunaan smart logistics sebenarnya sudah dilakukan oleh beberapa vendor penyedia transportasi di Indonesia, salah satunya adalah PT Tahta Buana Logistik. Perusahaan yang telah berdiri sejak 2017 silam, kini mulai mengintegrasikan operasional bisnisnya menggunakan TMS. Sebagaimana yang diceritakan oleh Juliansah General Manager PT Tahta Buana Logistik,
“Kita tertarik menggunakan software TMS karena era sudah mulai lebih digital dan dari segi bisnis kita perlu beradaptasi agar akselerasinya lebih cepat. Software TMS yang kita gunakan saat ini adalah Kargo Nexus for Transporter dan ini adalah pilihan yang sangat tepat”, ujarnya.
Berawal dari operasional manajemen yang dilakukan secara manual, PT Tahta Buana Logistik mulai menyadari kebutuhannya untuk mulai mengadaptasikan smart logistics berupa software TMS dalam kegiatan sehari-harinya.
“Sebelum menggunakan TMS dari Kargo Nexus, kita full beroperasi secara manual. Biasanya tim Sales kami akan menghubungi pelanggan satu per satu, kemudian menentukan harga serta volume pengiriman barang, lalu kita data sendiri secara manual, baru kita blast ordernya ke setiap driver”, kata Juliansah.
Tidak berakhir di situ, untuk pelaksanaan dan dokumentasi administrasi yang sempurna, proses dilanjutkan kembali dengan penerbitan surat jalan, lalu tim admin akan melanjutkannya ke tim bagian keuangan untuk mencetak invoice. “Memang pasti begitu flow prosesnya, cukup panjang dan rumit.” lengkapnya.
Hal itu membuktikan betapa panjangnya proses yang harus dilakukan setiap ada order pengiriman yang masuk. Padahal, sejak bulan April lalu PT Tahta Buana Logistik sedang mengalami peningkatan order yang cukup tinggi. “Di situlah kita ingin mulai mendigitalisasikan order management kita supaya lebih cepat, efektif, dan efisien”, ujarnya.
Sejak bergabungnya PT Tahta Buana Logistik ke Kargo Nexus, mereka jadi bisa melacak status pengiriman dan drivernya secara real-time. “Sebelumnya kita selalu ditanya status pengiriman mereka oleh pelanggan kita dan kita harus telfon mereka satu per satu. Kalau mereka lagi on duty ini kan pasti ribet. Sejak ada fitur Tracking, kita bisa langsung tau progressnya bagaimana tanpa menghubungi driver lagi.” Real-time Tracking adalah salah satu fitur unggulan yang dimiliki oleh Kargo Nexus yang dapat memantau lokasi armada, status pengiriman karena GPS yang langsung tersambung dengan truk dan driver app. Dengan fitur ini, transporter bisa merasakan peningkatan visibilitas sebanyak 5 kali lipat dari biasanya.
Selain itu, peningkatan visibilitas juga turut mempengaruhi produktivitas karyawan. Juliansah mengaku bahwa produktivitas karyawannya mengalami peningkatan hingga 80%. “Kita mengalami peningkatan dari segi produktivitas, terutama pada driver dan sales.” Fitur dari Real-time Tracking yang bisa memberikan informasi terkait progress pekerjaan driver sehingga ketika satu proyek sudah terpenuhi, driver bisa langsung melakukan proyek pekerjaan lainnya. “Biasanya dulu pergerakan driver ke proyek lainnya tidak secepat dan seefisien ini, sekarang kita bisa track dan monitor progress driver dalam setiap proyek. Jadi kalau sudah selesai, mereka bisa langsung kita tugaskan ke proyek selanjutnya dengan cepat. Jadi bisa kirim lebih banyak pengiriman juga dalam sehari, lebih efektif.”, jelasnya. Tidak hanya melacak kegiatan armada dan kinerja driver, penggunaan TMS dari Kargo Nexus juga mampu mencatat kinerja sales berkat adanya fitur Analisa Data dan Laporan yang menyajikan data dan performa seluruh karyawan pengurus. “Pakai Nexus juga bisa track kegiatan tim sales secara keseluruhan, jadi kita bisa tahu performa mereka dan menentukan insentifnya berapa jadi lebih mudah.”, ungkap Juliansah.
Proses otomatisasi logistik dengan TMS membuat biaya operasional yang dikeluarkan jadi lebih murah tanpa mengurangi kualitas dan efektivitasnya. Hal ini dirasakan oleh PT Tahta Buana Logistik yang mengaku bahwa biaya operasional untuk komunikasi jadi sangat berkurang. “Sebelumnya biaya kita besar di komunikasi karena harus menghubungi driver untuk tahu status pengiriman mereka bagaimana, tapi sekarang kita udah bisa tahu langsung dari tracking.”
Keunggulan lain dari penggunaan TMS adalah kemampuan digitalnya dalam fitur Manajemen Order yang juga dimiliki oleh Kargo Nexus. “Sekarang sudah tidak mencatat secara manual, order yang masuk langsung terdaftar dengan rapi jadi kita juga bisa lebih efisien waktu dan lebih efektif menugaskan driver yang tersedia”, ucap Juliansah. PT Tahta Buana Logistik juga merasa sangat diuntungkan dengan fitur Invoice Generator yang memangkas alur proses pembuatan invoice yang sebelumnya dilakukan oleh tim admin dan tim bagian keuangan. “Sebelumnya itu prosesnya cukup panjang untuk sampai akhirnya bisa cetak invoice. Sekarang jadi bisa lebih cepat, mudah, dan minim kesalahan juga jadi lebih akurat dan rapi”.
Semenjak bergabung dengan Kargo Nexus, PT Tahta Buana Logistik juga telah merilis dua company policy yaitu mewajibkan para driver untuk memiliki Kargo Nexus driver app dan mewajibkan setiap sales untuk men-input seluruh order yang masuk untuk penentuan insentif akhir mereka. “Berkat penggunaan TMS dari Kargo Nexus for Transporter kita jadi punya law enforcement yang bagus dalam perusahaan, sistem operasional management-nya jadi lebih baik”, ucap Juliansah. Hal ini menunjukkan betapa besarnya manfaat dan dampak positif dari digitalisasi logistik dengan memanfaatkan software TMS. Bisa diprediksikan juga bahwa tren pemanfaatan smart logistics ini akan terus mengalami pertumbuhan seiring meningkatnya permintaan pasar akan layanan yang lebih efektif dan efisien.